Vertrieb
Kunden zur richtigen Zeit erinnern: Wartungserinnerung, TÜV und Inspektion
Die Kundenkartei meldet, wann etwas fällig ist, und der Kunde bekommt die Erinnerung mit Buchungslink – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Worum es bei der Wartungserinnerung geht
In jeder Kundenkartei stecken Aufträge, die schon feststehen und nur noch nicht gebucht sind: die Heizungswartung im Herbst, der TÜV, die nächste Inspektion, die Nachkontrolle, der Reifenwechsel. Der Kunde hat das meist nicht im Kopf, bis es knapp wird oder ein anderer Betrieb schneller war.
Eine Wartungserinnerung dreht das um. Aus dem letzten Auftrag ergibt sich, wann der nächste fällig ist. Rechtzeitig vorher bekommt der Kunde eine kurze Nachricht mit dem, was ansteht, und einem Link, über den er gleich einen Termin wählen kann.
Das ist kein Werbebrief an alle, sondern eine Nachricht an genau den Kunden, dessen Fahrzeug, Anlage oder Behandlung dran ist. Deshalb passt sie in seinen Alltag, statt ihn zu stören.
Der Zeitpunkt, zu dem eine Leistung wieder ansteht, berechnet aus dem letzten Auftrag und dem üblichen Abstand: Wartung, Prüfung, Kontrolle.
So läuft es
Von der Kartei bis zum gebuchten Termin
Abstände und Wortlaut werden einmal festgelegt. Danach meldet sich die Kartei von selbst.
Fälligkeit aus dem letzten Auftrag
Aus dem, was schon in der Kartei steht, wird das nächste Datum: letzter Service, letzte Prüfung, letzte Behandlung. Wo die Kartei Lücken hat, wird zuerst nachgetragen, was gebraucht wird.
Liste der Fälligen
Zu Wochenbeginn steht da, wer demnächst dran ist. Der Betrieb sieht die Liste durch, streicht, wer gerade nicht erinnert werden soll, und gibt frei.
Erinnerung mit Buchungslink
Der Kunde bekommt eine kurze Nachricht zu seinem Fahrzeug, seiner Anlage oder seiner Behandlung, mit einem Link zur Terminwahl. Wer lieber anruft, findet die Nummer gleich darunter.
Termin gebucht, Kartei aktuell
Wird gebucht, verschwindet der Kunde von der Liste, und der Termin steht im Kalender. Kommt keine Reaktion, gibt es höchstens eine zweite Erinnerung, danach ist Ruhe.
Wo es schon eine Terminbuchung gibt, führt der Link dorthin. Wo keine existiert, wird ein einfacher Buchungsweg mit den Zeiten eingerichtet, die der Betrieb freigibt.
Frühere Kunden zurückgewinnen
Dieselbe Kartei zeigt auch, wer lange nicht mehr da war. Bestandskunden reaktivieren heißt hier nicht, alle anzuschreiben, sondern gezielt die, bei denen ein Anlass besteht: die Wartung, die überfällig ist, das Fahrzeug, das seit der letzten Inspektion nicht mehr in der Halle stand.
Solche Nachrichten sind näher an Werbung als eine Terminerinnerung. Deshalb gehen sie nur an Kunden, die eingewilligt haben, und nur nach Freigabe. Wer nicht mehr angeschrieben werden möchte, kommt beim ersten Wort von der Liste.
Die Abgrenzung ist einfach: Hier geht es um Fälligkeiten beim Kunden, aus denen ein neuer Auftrag werden soll. Die Erinnerung an einen schon gebuchten Termin gehört in den Kundenservice.
Wie das im Alltag aussehen kann
Beispiele aus Werkstatt, Handwerk und Praxis. Es sind Beispiele, keine Kundenberichte.
Der TÜV-Termin ergibt sich aus der letzten Hauptuntersuchung, die Inspektion aus dem letzten Service. Rechtzeitig vorher kommt die Nachricht mit Kennzeichen und Buchungslink. Der Kunde bucht nebenbei auf dem Handy, und der Werkstattplan füllt sich, bevor die Saison drückt.
Wartungen verteilen sich über das Jahr. Statt im Herbst alle auf einmal anzurufen, bekommt jeder Kunde seine Erinnerung, wenn seine Anlage dran ist, und wählt selbst einen Termin aus den freigegebenen Zeiten.
Nachkontrolle, Kontrolltermin, Folgebehandlung: Die Erinnerung sagt nur, dass ein Termin ansteht, und nie mehr als nötig. Angaben zur Gesundheit gehören nicht in eine Nachricht auf dem Handy; was genau ansteht, klärt sich beim Termin.
- Ohne Rückfrage: Fälligkeiten berechnen, die Liste aufbereiten, Nachrichten vorbereiten, Buchungen in der Kartei nachtragen.
- Nach Freigabe: jede Erinnerung an einen Kunden. Wer möchte, gibt den Wortlaut einmal frei und danach nur noch die Liste der Woche.
- Gar nicht: Nachrichten an Kunden ohne Einwilligung, Erinnerungen an Kunden, die widersprochen haben, Angaben zur Gesundheit in Nachrichten.
Vor jeder Automatisierung wird genau geprüft, für welchen Zweck sie eingesetzt wird, damit die DSGVO und die EU-KI-Verordnung eingehalten werden – geprüft von jemandem, der die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat.
- Keine Rundschreiben an die ganze Kartei. Erinnert wird, wer dran ist, nicht jeder, der irgendwann einmal Kunde war.
- Keine gekauften Adressen und keine Nachrichten an Menschen, die nie Kunde waren.
- Keine neue Werkstatt- oder Praxissoftware. Wo eine läuft und eine Schnittstelle hat, wird angeschlossen; ersetzt wird sie nicht.
- Keine Zusage über gebuchte Termine. Die Erinnerung sorgt dafür, dass niemand vergessen wird; ob gebucht wird, entscheidet der Kunde.
Passt auch dazu
Angebote nachfassenOffene Angebote nach der gewählten Frist erinnern, im eigenen Ton und nach Freigabe.Zum Nachfassen
Lead-FunnelsLead-Funnels, die aus Besuchern vollständige Anfragen machen und sie einsortieren.Zu den Lead-Funnels
Angebote schreibenVom Ortstermin zum Angebotsentwurf in der eigenen Vorlage, ohne Abtippen.Zum Angebote-SchreibenFragen
Häufige Fragen zur Wartungs- und TÜV-Erinnerung
Wie erinnert man Kunden an die Wartung?
Mit einer kurzen Nachricht zur richtigen Zeit, die sagt, was bei genau diesem Kunden ansteht, und einen einfachen Weg zum Termin bietet. Eine Wartungserinnerung anschreiben lässt sich per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Brief. Entscheidend ist, dass die Fälligkeit aus der Kartei kommt und niemand im Betrieb daran denken muss.
Gibt es eine Vorlage für die Erinnerung an den TÜV?
Eine gute Vorlage ist kurz: Fahrzeug, Monat der Fälligkeit, Link zur Terminwahl, Telefonnummer. Etwa so: „Beim Fahrzeug [Kennzeichen] steht im [Monat] die Hauptuntersuchung an. Termin wählen: [Link] – oder kurz anrufen unter [Nummer].“ Mehr braucht eine TÜV-Erinnerung nicht, alles Weitere klärt sich beim Termin.
Wie funktioniert ein TÜV-Erinnerungsservice?
Die Werkstatt hält fest, wann bei welchem Fahrzeug die nächste Hauptuntersuchung fällig ist. Rechtzeitig vorher geht die Erinnerung raus, mit Buchungslink, und die Prüfung lässt sich gleich mit einem Service verbinden. Für die Werkstatt ist der TÜV-Erinnerungsservice ein Weg, dass Kunden wiederkommen, statt zur nächstbesten Prüfstelle zu fahren.
Wie gewinnt man frühere Kunden zurück?
Mit einem echten Anlass statt mit einem Rabatt. Wer lange nicht da war, hatte oft einfach keinen Grund: Die überfällige Wartung oder die anstehende Kontrolle ist so ein Grund. Kunden zurückgewinnen gelingt eher mit einer persönlichen Nachricht, die an den letzten Auftrag anknüpft, als mit einem Rundschreiben – verschickt an Kunden, die eingewilligt haben.
Darf man Kunden per SMS oder WhatsApp erinnern?
Es kommt darauf an, was die Nachricht ist. Erinnerungen zu bereits gebuchten Terminen brauchen keine Werbe-Einwilligung. Werbung per WhatsApp, SMS oder E-Mail braucht dagegen die vorherige Einwilligung. Eine Wartungserinnerung, aus der ein neuer Auftrag werden soll, behandelt Media-Nord.com deshalb wie Werbung: Verschickt wird nur an Kunden, die eingewilligt haben. Das ist keine Rechtsberatung.
Kurz erzählen, was bei den Kunden regelmäßig fällig wird
Eine Leistung, die immer wiederkommt, und ein Blick darauf, wie die Kundenkartei heute geführt wird, reichen für den Anfang. Danach steht fest, welche Fälligkeiten sich aus den vorhandenen Daten ablesen lassen.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com