Vertrieb
Öffentliche Ausschreibungen finden mit KI: nur die, die zum Betrieb passen
Jeden Morgen die passenden Ausschreibungen aus der Region, ausgewählt nach den eigenen Gewerken, mit vorbereiteten Unterlagen je Fund – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Worum es geht: auswählen statt durchsuchen
Öffentliche Ausschreibungen finden ist weniger eine Frage des Zugangs als der Zeit. Gemeinden, Landkreise, Schulträger und Behörden veröffentlichen laufend Aufträge, verteilt auf mehrere Vergabeportale. Wer dort sucht, sieht alles auf einmal: Straßenbau neben Gebäudereinigung, Beratung neben Dachsanierung, den Auftrag am anderen Ende des Landes neben dem Rathaus um die Ecke.
Hier kommt nur, was passt. Jeden Morgen werden die neuen Bekanntmachungen gelesen und mit dem abgeglichen, was der Betrieb festgelegt hat: welche Gewerke, welches Einsatzgebiet, welcher Umfang. Zu jedem Fund liegen die Unterlagen vorbereitet bereit, damit aus dem Treffer schnell eine vollständige Bewerbung werden kann. Das ist der Unterschied zum Portal, das jeden Treffer zeigt und den Rest dem Betrieb überlässt.
Beschrieben ist hier eine mögliche Lösung, die Media-Nord.com für einen Betrieb einrichtet, kein Portal zum Abonnieren. Ob der Betrieb mitbietet, entscheidet er selbst, und eingereicht wird auch von ihm.
Alles, was der Auftraggeber zu einer Ausschreibung bereitstellt: Leistungsbeschreibung, Bedingungen, Formblätter, Fristen. Wer mitbieten will, liest sie vollständig und reicht genau das ein, was darin verlangt wird.
So läuft es
Vom Fund am Morgen bis zur vollständigen Mappe
Gewerke, Gebiet und Umfang legt der Betrieb vor dem Start fest und kann sie jederzeit ändern.
Täglich suchen, nach eigenen Gewerken
Die neuen Bekanntmachungen werden gelesen, nicht nur nach Stichworten durchsucht. So fällt auf, dass in der Sanierung einer Turnhalle ein eigenes Los für Elektroarbeiten steckt, auch wenn es in der Überschrift nicht steht.
Eine kurze Liste mit Einschätzung
Morgens liegt die Liste im Postfach: was ausgeschrieben ist, wo, bis wann und warum es passen könnte. Was nicht zum Betrieb passt, taucht gar nicht erst auf.
Unterlagen je Fund vorbereitet
Zu jedem Fund liegen ein Anschreiben, die Eigenerklärung mit den Angaben des Betriebs und eine Checkliste der verlangten Nachweise bereit. Was noch fehlt, steht oben auf der Checkliste.
Einreichen durch den Betrieb
Kalkuliert, unterschrieben und eingereicht wird im Betrieb, auf dem Weg, den der Auftraggeber vorgibt. Die Abgabefrist steht gleich im Kalender, mit Vorlauf.
Aus der Leistungsbeschreibung ein Angebot machen ist ein eigener Schritt: Angebote schreiben. Damit die Abgabefrist nicht knapp wird: Fristen und Termine im Blick.
Ein Beispiel aus dem Malerbetrieb
Ein Malerbetrieb aus Niedersachsen würde gern öfter für Schulen, Kitas und Verwaltungsgebäude arbeiten. Solche Aufträge gibt es im Umland ebenso wie in Bremen. Aber wer abends nach der Baustelle noch Vergabeportale durchsucht, gibt nach ein paar Wochen auf.
So könnte es mit der Lösung aussehen: Morgens liegt eine kurze Liste im Postfach, darauf der Innenanstrich einer Grundschule als eigenes Los und Malerarbeiten im Treppenhaus eines Rathauses, beide im Einsatzgebiet, beide mit ausreichend Zeit bis zur Abgabe. Der Inhaber entscheidet sich für die Schule. Anschreiben und Eigenerklärung sind vorbereitet, und die Checkliste zeigt, dass eine aktuelle Bescheinigung noch angefordert werden muss.
Ein Beispiel, kein Kundenbericht. Gelesen und kalkuliert wird weiterhin im Betrieb; wegfallen das tägliche Suchen und das Zusammenstellen der Mappe.
- Ohne Rückfrage: Bekanntmachungen lesen, passende Aufträge auswählen, Vergabeunterlagen abrufen, Anschreiben, Eigenerklärung und Checkliste vorbereiten.
- Nach Freigabe: jede Änderung an Gewerken, Gebiet und Auswahl, jede Rückfrage an einen Auftraggeber.
- Gar nicht: Angebote abgeben, Preise einsetzen, Erklärungen unterschreiben, Angaben machen, die der Betrieb nicht bestätigt hat.
Eine Eigenerklärung ist eine verbindliche Aussage des Betriebs. Deshalb wird sie vorbereitet, aber erst abgegeben, wenn jemand im Betrieb jede Angabe darin geprüft hat.
- Keine Rechtsauskunft zum Vergaberecht. Welche Vergabeart gilt, ob ein Betrieb die Eignung erfüllt und wie eine Bedingung zu verstehen ist, klären Auftraggeber, Kammer oder Fachleute. Vorbereitet wird, was in den Unterlagen verlangt ist.
- Keine Kalkulation und kein fertiges Angebot. Der Preis entsteht im Betrieb.
- Keine Zusage, dass jede passende Ausschreibung gefunden wird. Nicht jede Bekanntmachung ist gut beschrieben; im Zweifel kommt sie mit auf die Liste, statt still aussortiert zu werden.
- Keine Zusage über Zuschläge. Die Lösung sorgt dafür, dass passende Aufträge gesehen werden; gewinnen muss sie der Betrieb.
Wer nur ab und zu für öffentliche Auftraggeber arbeiten will, kommt oft mit einer gespeicherten Suche im Vergabeportal aus. Dann wird genau das empfohlen.
Passt auch dazu
Angebote schreibenWenn aus der Leistungsbeschreibung einer Ausschreibung der Angebotsentwurf werden soll.Zum Angebote-Schreiben
Fristen und Termine im BlickDamit Abgabefrist und Termin für Rückfragen mit Vorlauf gemeldet werden.Zu Fristen und Terminen
Posteingang sortierenDamit Mails schon beim Eingang erkannt und dem Zuständigen zugeteilt sind.Zum PosteingangFragen
Häufige Fragen zu öffentlichen Ausschreibungen
Wo findet man öffentliche Ausschreibungen?
Öffentliche Ausschreibungen stehen auf den Vergabeportalen von Bund, Ländern und vielen Kommunen, größere Aufträge zusätzlich im Amtsblatt der Europäischen Union. Manche Auftraggeber nutzen eigene Plattformen, und alle gleichzeitig im Blick zu behalten kostet Zeit. Diese Suche übernimmt die Lösung: Sie liest die Bekanntmachungen und meldet nur, was zu Gewerk und Gebiet des Betriebs passt.
Wie kann man an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen?
Der Weg ist meist derselbe: Bekanntmachung finden, Vergabeunterlagen abrufen, oft nach Anmeldung auf der Vergabeplattform, alles lesen, offene Fragen innerhalb der genannten Frist stellen und das Angebot mit allen verlangten Erklärungen und Nachweisen rechtzeitig einreichen, heute überwiegend elektronisch. Fehlt eine verlangte Unterlage oder kommt das Angebot zu spät, kann es aus formalen Gründen ausscheiden. Dafür ist die Checkliste da.
Kann KI passende Ausschreibungen finden?
Ja. Eine KI liest Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung und erkennt, ob ein Auftrag zum Betrieb passt, auch wenn das gesuchte Gewerk nur in einem Los oder weit hinten in den Unterlagen steht. Eine Suche nach Stichworten übersieht so etwas leicht oder liefert viel zu viel. Ob der Betrieb mitbietet, entscheidet danach ein Mensch.
Was ist eine Eigenerklärung zur Eignung, und gibt es eine Vorlage?
Mit der Eigenerklärung bestätigt ein Bieter selbst, dass er für den Auftrag geeignet ist, etwa bei Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, und dass nichts gegen seine Teilnahme spricht. Belege dazu fordert der Auftraggeber häufig erst später an. Eine Vorlage für alle Fälle gibt es nicht: Viele Auftraggeber legen ein eigenes Formblatt bei, und dann gilt dieses. Ob ein Betrieb geeignet ist, beurteilt der Auftraggeber. Das ist keine Rechtsberatung.
Gibt es öffentliche Ausschreibungen für Handwerker?
Ja, und zwar laufend. Gemeinden, Schulträger und Behörden vergeben Handwerksleistungen aller Art: Anstrich, Elektro, Sanitär, Dach, Fenster, Pflaster, Wartung. Größere Vorhaben werden häufig in Lose nach Gewerken aufgeteilt, sodass auch ein einzelner Fachbetrieb mitbieten kann, ohne den ganzen Bau zu übernehmen.
Kurz erzählen, für welche Aufträge der Betrieb gern mitbieten würde
Gewerk, Einsatzgebiet und die Art von Auftraggeber, für die der Betrieb gern arbeiten würde, reichen für den Anfang. Danach ist klar, ob es im Gebiet genug passende Ausschreibungen gibt und ob sich die tägliche Suche lohnt.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com