Innendienst
Eigene KI im Betrieb, gefüttert mit den eigenen Daten
Ein Sprachmodell auf eigener Hardware oder eigenem Server, das Abläufe, Preise, Vorlagen und Verträge kennt und die Fragen der Mitarbeiter beantwortet – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Worum es geht: das Wissen des Betriebs auf Nachfrage
In jedem Betrieb gibt es Fragen, die immer wieder gestellt werden: Wie läuft die Abnahme bei diesem Kunden, welcher Satz gilt für die Anfahrt, wo liegt die Vorlage für das Übergabeprotokoll, was steht im Rahmenvertrag zur Kündigung. Die Antworten stehen irgendwo, in Ordnern, Preislisten, Handbüchern und alten Mails, oder im Kopf der einen Person, die gerade Urlaub hat.
Eine eigene KI im Unternehmen bündelt dieses Wissen. Sie bekommt die Unterlagen des Betriebs, und Mitarbeiter fragen sie in ganz normalen Sätzen. Die Antwort kommt aus den eigenen Dokumenten, mit Verweis auf die Stelle, aus der sie stammt. So lässt sich jede Aussage nachprüfen.
Eigen heißt: Das System läuft auf Hardware im Betrieb oder auf einem Server, den der Betrieb selbst mietet, und nicht bei einem öffentlichen KI-Dienst. Die Daten bleiben beim Betrieb. Anders als der KI-Chatbot, der Kunden auf der Webseite antwortet, arbeitet diese KI nach innen, für die eigenen Leute.
Das Programm hinter einer KI, die Texte versteht und schreibt. Manche Modelle lassen sich nur über das Netz eines Anbieters nutzen, andere auf eigener Hardware betreiben. Hier geht es um die zweite Art.
Was dazugehört
Was eine eigene KI braucht
Wie groß das System wird, richtet sich nach den Unterlagen und danach, wie viele gleichzeitig fragen, nicht nach einem Paket.
Die Hardware
Ein leistungsstarker Rechner im Betrieb oder ein gemieteter Server, auf dem das Sprachmodell läuft. Welche Ausstattung reicht, hängt davon ab, wie viele gleichzeitig fragen und wie schnell die Antwort kommen soll.
Die Unterlagen und ihre Pflege
Abläufe, Preislisten, Vorlagen, Verträge, Handbücher, Musterschreiben: Was die KI kennen soll, wird ausgewählt, aufbereitet und durchsuchbar gemacht. Was veraltet ist, fliegt vorher raus. Neue Preislisten und geänderte Abläufe kommen dazu, alte werden ersetzt. Je aktueller die Unterlagen, desto verlässlicher die Antworten.
Die Rechte
Nicht jeder soll alles sehen. Personalunterlagen, Verträge und Preise einzelner Kunden bekommen eigene Rechte; die KI antwortet nur aus dem, was der Fragende auch sonst öffnen dürfte.
Die Frage im Alltag
Gefragt wird im Browser, am Handy oder aus dem gewohnten Programm heraus, so wie man einen Kollegen fragt. Weiß die KI etwas nicht, sagt sie das, statt zu raten.
Füttern heißt hier zuerst: Die KI liest und durchsucht die eigenen Unterlagen. Ob das Modell zusätzlich mit den Daten des Betriebs trainiert wird, ist eine technische Entscheidung im Einzelfall und selten der erste Schritt.
Ein Beispiel aus der Hausverwaltung
In einer Hausverwaltung kommen jeden Tag Fragen, deren Antwort in einem Ordner steht: Welcher Handwerker ist für die Heizung in diesem Haus beauftragt, was hat die Eigentümerversammlung zum Fahrradkeller beschlossen, wo liegt der Wartungsvertrag für den Aufzug. Neue Mitarbeiter fragen die Erfahrenen, und die Erfahrenen suchen in Ordnern.
Mit der eigenen KI tippt die Sachbearbeiterin die Frage ein und bekommt die Antwort samt Verweis auf Beschluss, Vertrag oder Hausordnung. Sie öffnet die Stelle, prüft kurz und antwortet dem Anrufer. Die Unterlagen verlassen dabei den Server der Verwaltung nicht.
Ein Beispiel, kein Kundenbericht. Im Handwerk sind es Preislisten und Montageanleitungen, bei einem Dienstleister Vorlagen und Abläufe; gefragt wird überall auf dieselbe Weise.
- Ohne Rückfrage: Fragen aus den freigegebenen Unterlagen beantworten, die Quelle nennen, sagen, wenn etwas nicht in den Unterlagen steht.
- Nach Freigabe: jede neue Sammlung von Unterlagen, jede Änderung an den Rechten, jeder Anschluss an ein weiteres Programm.
- Gar nicht: Daten an öffentliche KI-Dienste weitergeben, Antworten nach außen schicken, über Personal, Preise oder Verträge entscheiden.
Die KI weiß, was in den Unterlagen steht. Was daraus folgt, entscheidet weiter der Mensch, der gefragt hat.
- Keine Zusage zum Datenschutz. Dass die Daten im Betrieb bleiben, beantwortet viele Fragen, aber nicht alle. Was das System für den Datenschutz bedeutet, entscheidet der Betrieb mit seinem Datenschutzbeauftragten; Media-Nord.com richtet die Technik so ein, wie es dort festgelegt wird.
- Kein Ersatz für Fachwissen. Die KI gibt wieder, was in den Unterlagen steht; ist dort etwas falsch, ist es auch die Antwort.
- Keine Rechts- oder Steuerauskunft, auch wenn Verträge in den Unterlagen liegen. Die Antwort zeigt, was drinsteht, nicht, was es rechtlich bedeutet.
- Kein Chatbot für Kunden. Wer nach außen antworten lassen will, findet das im Kundenservice.
Wo selten gefragt wird und die Unterlagen in einen Ordner passen, lohnt sich eigene Hardware nicht. Dann gibt es im ersten Gespräch einen einfacheren Vorschlag.
Passt auch dazu
Posteingang sortierenDamit Mails schon beim Eingang erkannt und dem Zuständigen zugeteilt sind.Zum Posteingang
AuftragsabwicklungWenn nach der Frage auch Auftrag, Einteilung und Rechnung ohne Abtippen laufen sollen.Zur Auftragsabwicklung
KI-ChatbotAntwortet Kunden sofort und selbst, aus den Unterlagen des Betriebs, sichtbar als KI.Zum KI-ChatbotFragen
Häufige Fragen zur eigenen KI im Betrieb
Welche KI ist DSGVO-konform für Unternehmen?
Keine KI ist für sich genommen DSGVO-konform oder nicht. Es kommt darauf an, wie sie eingesetzt wird: welche Daten hineingehen, wo sie verarbeitet werden, wer darauf zugreift, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert bleiben. Eine KI auf eigener Hardware hält die Daten im Haus und macht damit manche dieser Fragen einfacher. Ob der Einsatz im Einzelfall zulässig ist, beurteilt der Betrieb mit seinem Datenschutzbeauftragten. Das ist keine Rechtsberatung.
Kann man eine KI mit eigenen Daten füttern?
Ja. Meist heißt das: Die KI bekommt Zugriff auf eine Sammlung eigener Unterlagen, durchsucht sie bei jeder Frage und antwortet daraus, mit Verweis auf die Quelle. Das Modell selbst bleibt dabei unverändert, und neue Unterlagen sind sofort dabei. Ein Modell zusätzlich mit eigenen Daten zu trainieren ist möglich, aber aufwendiger und nur in bestimmten Fällen sinnvoll; das wird im Einzelfall entschieden.
Kann ein Betrieb KI lokal betreiben, und welche Hardware braucht das?
Ja. Es gibt Sprachmodelle, die auf eigener Hardware laufen, ohne Verbindung zu einem KI-Anbieter. Gebraucht wird ein Rechner mit leistungsstarker Grafikkarte und reichlich Arbeitsspeicher, im Betrieb aufgestellt oder als gemieteter Server. Wie stark er sein muss, hängt davon ab, wie viele gleichzeitig fragen, wie umfangreich die Unterlagen sind und wie schnell die Antwort kommen soll.
Wie entsteht eine firmeninterne KI?
Zuerst wird festgelegt, welche Fragen sie beantworten soll. Dann werden die passenden Unterlagen ausgewählt und aufgeräumt, Hardware und Modell eingerichtet, Rechte vergeben und das Ganze mit echten Fragen aus dem Alltag getestet. Danach wird die KI mit den Mitarbeitern eingeführt und laufend mit neuen Unterlagen versorgt. Wer eine eigene KI erstellen lassen will, muss dafür nicht programmieren können; die Einrichtung übernimmt Media-Nord.com.
Wie nutzt ein Unternehmen KI, ohne den Datenschutz zu verletzen?
Indem vor dem Einsatz feststeht, wofür die KI genutzt wird, welche Daten sie sieht und wer die Antworten bekommt. Dazu gehören klare Rechte, so wenige personenbezogene Daten in den Unterlagen wie nötig und eine Regel, was gar nicht in die KI gehört. Bei Media-Nord.com wird vor jeder Automatisierung geprüft, für welchen Zweck sie eingesetzt wird. Die Bewertung für den eigenen Betrieb bleibt beim Betrieb und seinem Datenschutzbeauftragten; eine Rechtsberatung ist das nicht.
Kurz erzählen, welche Fragen im Betrieb immer wieder gestellt werden
Ein paar typische Fragen und ein Blick darauf, wo die Antworten heute liegen, reichen für eine ehrliche Einschätzung. Danach ist klar, ob sich eine eigene KI lohnt und welche Hardware sie bräuchte.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com