Vertrieb
KI im Vertrieb: von der Anfrage bis zum Auftrag
Angebote schreiben und nachfassen, Anfragen per Lead-Funnel vorsortieren, Kunden an Fälliges erinnern: Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen baut die Lösungen dafür.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Was kann KI im Vertrieb übernehmen?
Im Vertrieb geht selten etwas beim Verkaufen verloren, sondern danach: Die Anfrage liegt im Postfach, das Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht, und nach drei Wochen erinnert sich niemand mehr daran. Genau dort setzen die Lösungen in diesem Bereich an.
Drei Arten von Arbeit werden abgenommen: das Gewinnen (aus Besuchern der Webseite werden vollständige, vorsortierte Anfragen mit Meldung aufs Handy), das Vorbereiten (Angebotsentwurf aus Sprachnotiz, Fotos und Aufmaß) und das Nachhalten (offene Angebote nachfassen, Kunden an Fälliges erinnern, Übersicht behalten).
Was nie von allein passiert: etwas senden, das niemand gelesen hat. Jede Nachricht an einen Kunden entsteht als Entwurf oder in einem Wortlaut, den der Betrieb vorher freigegeben hat. Preise kommen aus der Preisliste des Betriebs, nie von der KI. Fehlt eine Angabe, bleibt eine Lücke stehen, statt geschätzt zu werden.
Themen
Was im Vertrieb mit KI möglich ist
Angebote nachfassen, ohne zu nerven
Nach einer selbst gewählten Frist liegt die freundliche Erinnerung als Entwurf im Postfach, mit dem richtigen Namen und dem richtigen Angebot. Lesen, ein Wort ändern, senden.
Die Arbeit am Angebot ist längst gemacht, es fehlten bisher nur die zwei Minuten für die Nachfrage. Dazu kommt montags eine kurze Übersicht: offene Angebote, neue Anfragen, was seit einer Woche unbeantwortet liegt. Nachfassen wird damit eine Entscheidung und kein Zufall.
Guten Tag Frau Meyer,
vor einigen Tagen ist das Angebot für das neue Bad rausgegangen. Ist so weit alles verständlich, oder soll ich eine Stelle noch erklären?
Falls die Entscheidung inzwischen anders ausgefallen ist, ist das völlig in Ordnung. Eine kurze Nachricht genügt, dann hake ich es ab.
Viele Grüße aus der Werkstatt
Angebote schreiben
Nach dem Ortstermin die Eckdaten ins Handy sprechen oder ein paar Fotos schicken: Der Entwurf liegt danach in der eigenen Vorlage bereit, mit den eigenen Preisen aus der eigenen Liste.
Geprüft und verschickt wird von Hand. Fehlt eine Angabe, bleibt eine Lücke stehen, statt dass eine Zahl geraten wird. Die Zettelwirtschaft auf dem Beifahrersitz erledigt sich damit gleich mit.
Passt für: Handwerk, Bau und alle mit Ortsterminen.
Alles zum Angebote-Schreiben
Lead-Funnels
Viele Besucher verlassen die Webseite wieder, weil der Weg zur Anfrage zu mühsam ist: ein leeres Formular, eine Mailadresse, sonst nichts. Ein Lead-Funnel stellt stattdessen ein paar einfache Fragen nacheinander, und am Ende steht eine Anfrage, in der das Wichtigste schon drinsteht.
Was so hereinkommt, steht sofort als Eintrag in der Kundenliste, dazu kommt eine kurze Meldung aufs Handy. Keine Anfrage liegt mehr zwei Tage im Postfach, weil gerade Hochsaison ist. Gekaufte Adressen und Nachrichten an Fremde gehören nicht dazu: Gewonnen werden die Besucher, die ohnehin schon da sind.
Alles zu den Lead-Funnels
Anfragen vorsortieren, bevor jemand zurückruft
Nicht jede Anfrage passt, und nicht jede ist gleich eilig. Schon im Funnel wird abgefragt, was dafür zählt: Ort, gewünschte Leistung, Zeitraum, ungefährer Rahmen. Danach wird einsortiert, und wer morgens ins Büro kommt, sieht oben, wo sich der erste Rückruf lohnt.
Sortiert wird, abgewiesen wird niemand. Wer außerhalb des Einzugsgebiets liegt, bekommt eine freundliche Rückmeldung im vorher festgelegten Wortlaut, und ob trotzdem angerufen wird, entscheidet ein Mensch im Betrieb.
Anfragen vorsortieren mit dem Lead-Funnel
Anfragen vollständig machen
Fehlen Angaben wie Zeitraum, Umfang, Maße oder Fotos, fragt die Lösung freundlich nach, bevor der Vorgang auf dem Schreibtisch landet. Im Betrieb kommen dann nur vollständige Anfragen an.
Das spart die zwei Rückrufe, die sonst nötig wären, und macht aus einer vagen Nachricht eine Anfrage, aus der sich ein Angebot rechnen lässt.
Passt für: Makler, Autohäuser, Handwerk mit größeren Aufträgen.
Fehlende Angaben nachfordernKundenkontaktoptimierung
Die fällige Hauptuntersuchung, die jährliche Wartung der Anlage, der Kontrolltermin in der Praxis: Vieles steht längst fest, gebucht hat es nur noch niemand. Aus dem letzten Auftrag in der Kundenkartei ergibt sich, wann etwas wieder ansteht.
Vor dem Versand sieht der Betrieb durch, wer diesmal dabei ist. Der Kunde bekommt eine kurze Nachricht zu seinem Fahrzeug oder seiner Anlage und wählt über einen Link gleich seinen Termin. Wer gebucht hat, bekommt keine weitere Nachricht, und angeschrieben wird nur, wer dem zugestimmt hat.
Alles zur KundenkontaktoptimierungAusschreibungen finden
Öffentliche Aufträge stehen verteilt auf vielen Vergabeplattformen, und wer keinen verpassen will, müsste täglich suchen. Eine Lösung durchsucht die Veröffentlichungen nach Gewerk, Region und Umfang, die zum Betrieb passen, und legt die Treffer mit kurzer Zusammenfassung vor: was gesucht wird, bis wann, welche Nachweise verlangt sind. Ob sich ein Angebot lohnt, entscheidet der Betrieb. Beim Zusammenstellen der Unterlagen helfen Entwürfe, eingereicht wird von Hand.
Alles zum Finden von Ausschreibungen
Kundenkartei pflegen
Eine Kundenkartei ist nur so gut wie ihr letzter Eintrag. Angaben aus Anfragen, Angeboten, Mails und Telefonnotizen werden dem richtigen Kontakt zugeordnet, doppelte Einträge fallen auf, veraltete Nummern und Adressen werden zum Prüfen markiert. Nach jedem Auftrag steht dort, was vereinbart und geliefert wurde. Wer zurückruft, sieht vorher den ganzen Verlauf, statt in mehreren Programmen zu suchen.
Neue Kontakte recherchieren und Anschreiben vorbereiten
Für Betriebe, die gezielt neue Geschäftskunden ansprechen, werden passende Unternehmen recherchiert: Branche, Ort, Ansprechpartner, öffentlich genannter Kontaktweg. Zu jedem Kontakt liegt ein Entwurf für das erste Anschreiben bereit, auf den Empfänger zugeschnitten statt als Rundschreiben. Verschickt wird von Hand. Welche Wege der Ansprache erlaubt sind, wird vorher geklärt; gekaufte Adresslisten und automatische Anrufe gibt es nicht.
Nicht gebaut werden Anrufe einer KI bei Fremden und Nachrichten, die sich selbst über die Konten des Betriebs verschicken. Wo eine Nachricht Werbung enthält, klärt Media-Nord.com vorher, was erlaubt ist und was eine Einwilligung braucht.
- Nach der Zusage laufen ein paar vorbereitete Nachrichten: was als Nächstes passiert, wer Ansprechpartner ist, was bereitliegen sollte.
- Aus erfassten Objektdaten und Fotos entsteht das fertige Exposé in der eigenen Gestaltung; die Pflichtangaben kommen aus den Unterlagen des Betriebs.
- Aus der Beschreibung eines Kundenwunsches entsteht ein Entwurfsbild fürs Gespräch, sichtbar als Entwurf gekennzeichnet und damit keine Zusage.
Etwas anderes im Kopf?
Diese Liste ist nicht vollständig. Wer eine Aufgabe im Vertrieb hat, die jede Woche wiederkehrt, beschreibt diese Aufgabe am Telefon oder per Nachricht in zwei Sätzen und bekommt eine ehrliche Antwort, ob das heute zuverlässig geht.
Fragen
Häufige Fragen zu KI im Vertrieb
Was ist Leadgenerierung?
Leadgenerierung heißt, aus Interessenten echte Anfragen zu machen. Für einen Betrieb vor Ort geht es dabei selten um mehr Adressen, sondern um die Besucher, die schon auf der Webseite sind und ohne Anfrage wieder gehen. Ein Lead-Funnel führt sie mit ein paar einfachen Fragen bis zur vollständigen Anfrage, die danach einsortiert im Betrieb ankommt.
Was macht die KI in einem Lead-Funnel?
Sie wertet die Antworten aus, die ein Besucher unterwegs gibt, legt die Anfrage vollständig in der Kundenliste ab, sortiert sie nach Ort, Leistung und Rahmen und meldet sie sofort aufs Handy. Fehlende Angaben fordert sie freundlich nach. Verschickt wird nur, was vorher im Wortlaut festgelegt oder von einem Menschen freigegeben wurde.
Was heißt Anfragen vorsortieren?
Eine Anfrage vor dem Rückruf einordnen: Passt der Ort, passt die Leistung, passt der Rahmen, wie eilig ist es? Die Einschätzung entsteht aus den Angaben im Funnel; Fachleute sprechen von Lead-Qualifizierung. Sie spart die Zeit, die sonst in unpassende Vorgänge fließt. Entschieden wird im Betrieb, abgewiesen wird niemand.
Wie wird aus dem Ortstermin ein Angebotsentwurf?
Nach dem Termin werden die Eckdaten ins Handy gesprochen oder Fotos geschickt. Die KI setzt daraus Positionen in die Vorlage des Betriebs und zieht die Preise aus der eigenen Preisliste. Fehlt eine Angabe, bleibt eine Lücke stehen. Geprüft und verschickt wird von Hand.
Was passiert, wenn auf ein Angebot keine Antwort kommt?
Nach der Frist, die der Betrieb gewählt hat, liegt eine kurze Nachfrage als Entwurf bereit, mit Namen, Leistung und Datum. Kommt wieder nichts, folgt höchstens ein zweiter, kürzerer Anlauf mit einer anderen Frage. Antwortet der Kunde, hört die Erinnerung von selbst auf.
Verschickt die KI Nachrichten an Kunden selbst?
Nein. Nachfass-Nachrichten und Angebote liegen als Entwurf bereit. Automatisch rausgehen dürfen nur Nachrichten, deren Wortlaut vorher festgelegt wurde, etwa eine Eingangsbestätigung. Kaltakquise per KI-Anruf wird nicht gebaut: Die Rechtslage ist strittig, und ein automatischer Anruf beschädigt Vertrauen.
Womit fängt man im Vertrieb am besten an?
Mit der Stelle, an der heute am meisten liegen bleibt. In manchen Betrieben sind das offene Angebote, in anderen Anfragen, die unvollständig ankommen, oder Wartungen, an die niemand erinnert. Angeschlossen wird an die vorhandene Kundenliste, auch wenn sie nur eine Tabelle ist; ein neues System muss dafür nicht her.
Kurz erzählen, was nach dem Angebot passiert
Ein Satz dazu, wie viele Angebote im Monat rausgehen und was danach damit geschieht, genügt für eine ehrliche Einschätzung. Danach ist klar, ob der Lead-Funnel, das Angebote-Schreiben oder das Nachfassen der richtige erste Schritt ist.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com