Innendienst
Auftragsabwicklung und Auftragsplanung: vom Ja bis zur Rechnung
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, die Einteilung steht, die Rechnung entsteht ohne Abtippen – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Was ist Auftragsabwicklung?
Auftragsabwicklung ist alles, was zwischen dem Ja des Kunden und der bezahlten Rechnung passiert: den Auftrag anlegen, Unterlagen zusammenstellen, Termine setzen, Material besorgen, Leistungen festhalten, abrechnen, nachhalten. In den meisten Betrieben besteht dieser Weg aus lauter kleinen Übertragungen von Hand.
Auftragsabwicklung automatisieren heißt, diese Übertragungen wegfallen zu lassen. Die Angaben wandern mit, statt dreimal neu erfasst zu werden – vom Angebot in den Auftrag, vom Auftrag in die Rechnung.
Die Auftragsplanung ist der zweite Teil: Wer geht wann wohin, was muss dafür da sein, wer muss Bescheid wissen. Auch hier geht es zuerst darum, dass eine einmal gemachte Angabe nicht noch dreimal abgeschrieben wird.
Ein wiederkehrender Ablauf wird von einem Programm erledigt statt von Hand: übertragen, ablegen, erinnern, melden. Entschieden wird weiterhin im Betrieb.
Im Betrieb
Was im Betrieb ohne Abtippen läuft
Der Umfang wird vor dem Start festgelegt, jede Aufgabe lässt sich zu- oder abwählen.
Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag
Sagt der Kunde zu, entsteht der Auftrag aus den Angaben, die im Angebot schon stehen: Leistungen, Adresse, Ansprechpartner, Zeitraum, Besonderheiten. Neu eingetippt wird nichts.
Unterlagen an einer Stelle
Angebot, Auftragsbestätigung, Fotos, Aufmaß, Lieferscheine und Schriftverkehr liegen beim Vorgang statt in drei Postfächern und einem Ordner. Anhänge aus dem Postfach landen von selbst am richtigen Auftrag.
Der Stand ist sichtbar
Angenommen, eingeplant, in Arbeit, fertig, abgerechnet: Der Stand steht am Vorgang und nicht nur im Kopf desjenigen, der ihn zuletzt angefasst hat.
Leistungen festhalten, während sie passieren
Ein Foto und ein gesprochener Satz von der Baustelle werden zum Eintrag beim richtigen Auftrag, mit Datum, Beteiligten und Besonderheiten. Abends muss niemand aus der Erinnerung rekonstruieren.
Rechnung aus den Auftragsdaten
Nach Abschluss entsteht die Rechnung aus dem, was am Auftrag steht – und zwar im Buchhaltungsprogramm des Betriebs, nicht daneben.
Offene Rechnungen im Blick
Ist das Zahlungsziel überschritten, liegt die Erinnerung als Entwurf bereit, im eigenen Ton. Wie viele Stufen es gibt und wie deutlich der Ton wird, legt der Betrieb fest.
Planung
Wer wann wohin, und was dafür da sein muss
Die Einteilung selbst macht weiterhin der Mensch, der den Betrieb kennt. Was abgenommen wird, ist die Arbeit drumherum – und die ist der größere Teil.
Termine setzen und Beteiligte informieren
Steht die Einteilung, gehen die Nachrichten raus: an das Team, an den Kunden, an Beteiligte auf der Baustelle. Verschiebt sich etwas, wird nachgezogen, statt dass jemand vier Leute einzeln anruft.
Material und Teile vorbereiten
Aus dem Auftrag entsteht die Liste dessen, was gebraucht wird, samt Hinweis, was fehlt. Der Bestellvorschlag liegt zur Bestätigung bereit, und die Lieferung wird dem Auftrag zugeordnet.
Meldung an Dienstleister und Lieferanten
Aus einem Foto und zwei Sätzen entsteht die fertige Meldung und geht an die richtige Stelle: der Schaden an die Hausverwaltung, die Störung an den Wartungsdienst, die Nachbestellung an den Lieferanten. Der Vorgang ist damit gleich angelegt und auffindbar.
Unterlagen für den Einsatz
Wer losfährt, hat Adresse, Ansprechpartner, Zugang, Aufmaß und Besonderheiten dabei – auf dem Handy, nicht auf einem Zettel, den jemand gestern gedruckt hat.
Wie weit die Planung selbst übernommen werden kann, hängt am Betrieb und an der Software, die dort läuft. Was machbar ist, wird im ersten Gespräch ehrlich gesagt.
- Die Bestätigung: Was vereinbart wurde, wer kommt, wann, und was bereitstehen sollte. Direkt nach der Zusage, nicht drei Tage später.
- Die Erinnerung: Vor dem Termin eine kurze Nachricht mit der Möglichkeit, zu bestätigen oder zu verschieben. Ein abgesagter Termin gibt den Platz wieder frei.
- Die Rückmeldung: Verschiebt sich etwas, erfährt der Kunde es, bevor er beim Warten selbst anruft.
Die Wortlaute werden vorher festgelegt und freigegeben. Automatisch rausgehen darf nur, was so vereinbart wurde.
Wie das im Alltag abläuft
Die folgenden Bilder zeigen, wie das aussehen kann. Es sind Beispiele, keine Kundenberichte.
Der Kunde sagt zu. Der Auftrag entsteht aus dem Angebot, die Materialliste steht, die Einteilung wird gesetzt, Team und Kunde bekommen Bescheid. Auf der Baustelle entstehen Foto und Sprachnotiz, daraus der Eintrag. Nach Abschluss liegt die Rechnung im eigenen Buchhaltungsprogramm.
Eine Störung wird gemeldet, oft mit Foto. Daraus entsteht die Meldung an den zuständigen Dienstleister und gleichzeitig der Vorgang mit Objekt, Wohnung, Datum und Zuständigem. Wer nachfragt, bekommt eine Antwort, ohne dass jemand sucht.
Viele Vorgänge, wenig Zeit je Vorgang. Der Stand ist sichtbar, die Rechnung folgt dem Abschluss, und offene Posten fallen auf, bevor sie alt werden.
- Ohne Rückfrage: Angaben übertragen, Unterlagen ablegen, Stände fortschreiben, Listen aufbereiten, Erinnerungen vorbereiten.
- Nach Freigabe: Rechnungen, Zahlungserinnerungen und jede Nachricht an einen Kunden, deren Wortlaut nicht vorher vereinbart wurde.
- Gar nicht: Preise erfinden. Fehlt eine Angabe, bleibt eine Lücke stehen, statt geschätzt zu werden.
Wer wann eingeteilt wird, entscheidet weiterhin der Betrieb. Die Lösung bereitet vor und hält nach.
Einrichtung
Wie das in den Betrieb kommt
Eingerichtet wird von Media-Nord.com.
Den Weg eines Auftrags nachzeichnen
Am Anfang steht der echte Ablauf: Was passiert nach der Zusage, wer tippt was ab, wo liegen die Unterlagen, woran hakt es. Dafür genügt meist ein Telefonat und ein Blick auf zwei abgeschlossene Aufträge.
An das anschließen, was schon läuft
Buchhaltungsprogramm, Kalender, Postfach, Ablage: Angeschlossen wird, was vorhanden ist. Wo eine Fachsoftware läuft, bleibt sie die führende Stelle.
Mit einem Ausschnitt anfangen
Begonnen wird mit einem Stück des Ablaufs, nicht mit allem. Meistens ist das die Übergabe vom Angebot in den Auftrag, weil dort am meisten abgetippt wird.
Mitlaufen lassen, bevor umgestellt wird
Die ersten Wochen läuft die Lösung neben dem bisherigen Weg. Erst wenn nichts mehr durchfällt, wird umgestellt.
Vor jeder Automatisierung wird genau geprüft, für welchen Zweck sie eingesetzt wird, damit die DSGVO und die EU-KI-Verordnung eingehalten werden – geprüft von jemandem, der die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat. Nach dem Start bleibt Media-Nord.com erreichbar; was der Alltag zeigt, wird nachgebessert.
- Manchmal ist fertige Fachsoftware der bessere Weg. Für Schicht- und Einsatzplanung nach Qualifikation, Lagerhaltung oder Zeiterfassung gibt es ausgereifte Programme. Wenn eines davon passt, wird das gesagt, statt etwas nachzubauen.
- Rechnungen entstehen im Buchhaltungsprogramm des Betriebs, damit die Ablage nachvollziehbar bleibt. Ein eigenes Rechnungswesen wird nicht gebaut.
- Tiefe Anbindungen an Handwerkersoftware, Warenwirtschaft oder Portale sind Aufwand und werden vorher geprüft, nicht zugesagt.
- Keine Aussage zu gesetzlichen Pflichten und Fristen. Was rechtlich gilt, gehört vor den Bau geprüft.
Der ehrliche Satz vorweg: Nicht jeder Ablauf lohnt die Automatisierung. Was einmal im Quartal vorkommt, bleibt besser Handarbeit.
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Häufige Fragen zur Auftragsabwicklung
Lässt sich die Auftragsplanung automatisieren?
Teilweise. Die Einteilung selbst bleibt beim Menschen, der den Betrieb und die Leute kennt. Automatisch läuft, was danach kommt: Termine setzen, Beteiligte informieren, Materialliste erstellen, Unterlagen bereitstellen, Verschiebungen nachziehen. Das ist der größere Teil der Arbeit.
Wer teilt die Monteure ein?
Der Betrieb. Wer wohin passt, hängt an Erfahrung, Können und Dingen, die in keinem Feld stehen. Vorbereitet wird die Einteilung: welcher Auftrag ansteht, was er braucht, wer verfügbar ist. Entschieden und umgeworfen wird im Betrieb.
Braucht es dafür eine neue Handwerkersoftware?
Nein. Angeschlossen wird, was schon läuft. Wo eine Fachsoftware im Einsatz ist, bleibt sie die führende Stelle, und die Lösung füllt die Lücken dazwischen. Wer bisher mit Zetteln und Tabellen arbeitet, klärt im ersten Gespräch, was der sinnvollste Einstieg ist.
Was passiert, wenn sich ein Termin verschiebt?
Die Verschiebung wird einmal eingetragen, und alles Weitere zieht nach: Team, Kunde, beteiligte Dienstleister, die Unterlagen für den Einsatz. Ein freigewordener Platz fällt auf, statt verloren zu gehen.
Bleibt die Rechnung im eigenen Programm?
Ja. Die Rechnung entsteht dort, wo die Buchhaltung sie erwartet, aus den Angaben des Auftrags. Damit bleiben Nummernkreise, Ablage und Nachvollziehbarkeit unverändert.
Was kostet das?
Einen Listenpreis gibt es nicht, weil der Aufwand am Ablauf hängt: ein Ausschnitt mit einem Zugang kostet deutlich weniger als ein Weg, der Angebot, Planung, Material und Buchhaltung verbindet. Das erste Gespräch kostet nichts, der Preis steht fest, bevor etwas beauftragt wird.
Richtet Media-Nord.com das auch außerhalb der Region ein?
Ja. Media-Nord.com sitzt in Stuhr bei Bremen und richtet solche Abläufe deutschlandweit ein. Abstimmung und Nachschärfen laufen per Telefon und E-Mail, ein Termin vor Ort ist dafür nicht nötig.
Kurz erzählen, was nach dem Ja des Kunden passiert
Ein abgeschlossener Auftrag und der Weg, den er genommen hat, genügen für eine ehrliche Einschätzung. Danach ist klar, an welcher Stelle am meisten abgetippt wird und womit anzufangen wäre.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com