KI-Lösungen
KI-Telefonassistent: geht ran, wenn niemand kann
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, fragt nach dem Anliegen und gibt alles Wichtige weiter – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist ein Programm, das ans Telefon geht und mit dem Anrufer spricht wie eine freundliche Bürokraft. Anders als ein Anrufbeantworter hört er nicht nur zu: Gefragt wird nach Name, Anliegen und Rückrufnummer. Manche nennen ihn deshalb KI-Anrufbeantworter.
Anrufe automatisch annehmen heißt dabei nicht, den Kontakt zum Kunden abzugeben. Der Assistent übernimmt die Gespräche, die sonst in der Mailbox landen: während der Montage, im Kundengespräch, nach Feierabend, wenn die Leitung besetzt ist oder alle Hände voll sind.
Eingerichtet wird er mit dem Namen des Betriebs, den eigenen Leistungen und eigenen Regeln. Was er sagen darf, steht vorher fest. Was er nicht weiß, erfindet er nicht, sondern notiert die Frage und kündigt den Rückruf an.
Ein Programm, das gesprochene Sprache versteht und selbst spricht. Es führt am Telefon ein kurzes Gespräch nach festen Vorgaben und schreibt auf, was der Anrufer wollte. Entschieden wird danach im Betrieb.
Am Telefon
Was der KI-Telefonassistent übernimmt
Der Umfang wird vor dem Start festgelegt. Üblich ist diese Aufteilung, jede einzelne Aufgabe lässt sich zu- oder abwählen.
Anrufe annehmen, auch mehrere gleichzeitig
Es klingelt nicht durch und es besetzt niemand. Auch wenn zwei Anrufe zur selben Zeit hereinkommen, wird jeder angenommen. Zu Beginn des Gesprächs hört der Anrufer, dass eine KI spricht.
Das Anliegen aufnehmen
Gefragt wird nach Name, Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufnummer – so lange, bis alles Nötige feststeht. Der Assistent lässt sich unterbrechen und fragt nach, wenn etwas unklar geblieben ist.
Auskunft geben, soweit freigegeben
Öffnungszeiten, Leistungen, Einzugsgebiet, Anfahrt: Was einmal hinterlegt wurde, gibt der Assistent weiter. Alles andere bleibt beim Menschen, Preise und Zusagen ausdrücklich eingeschlossen.
Termine und Rückrufwünsche notieren
Terminwünsche werden aufgenommen und weitergegeben. Auf Wunsch trägt der Assistent den Termin direkt in den Kalender ein und schickt dem Anrufer eine Bestätigung.
Rückrufnotiz und Zusammenfassung per E-Mail
Nach dem Gespräch liegt eine kurze Zusammenfassung vor: wer angerufen hat, worum es ging, wie eilig es ist, unter welcher Nummer der Rückruf läuft. Auf Wunsch als Sammelübersicht am Ende des Tages.
Im Notfall weiterleiten
Für Fälle, die nicht warten können – Rohrbruch, Heizungsausfall, Notdienst –, wird eine Regel festgelegt: durchstellen aufs Handy oder Eilmeldung. Im Zweifel wird durchgestellt, nicht notiert.
Welche dieser Aufgaben an welchen Kalender, welches Postfach oder welche Kundenliste angeschlossen wird, klärt das erste Gespräch.
Für welche Betriebe lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich überall dort, wo das Telefon klingelt, während alle Hände beschäftigt sind. Die folgenden Beispiele zeigen, wie das aussehen kann. Es sind Beispiele, keine Kundenberichte.
KI-Telefonassistent für Handwerker
Beim Kunden im Bad klingelt das Handy zum dritten Mal. Der Assistent nimmt ab, fragt, ob es um einen Notfall, ein Angebot oder einen Termin geht, und notiert Adresse und Rückrufnummer. In der Pause steht auf einen Blick da, wer wirklich dringend ist.
Praxen und Kanzleien
Montagmorgen ist die Leitung dauerbesetzt. Terminwünsche, Absagen und Rückrufbitten nimmt der Assistent entgegen und gibt sie geordnet an die Anmeldung weiter. Befunde, Diagnosen und Fallangaben gehören nicht in das Gespräch: Gefragt wird nur, was für den Rückruf nötig ist.
Büros, Hausverwaltungen und Dienstleister
Schäden und Störungen werden selten zu Bürozeiten gemeldet. Der Assistent fragt nach Objekt, Wohnung und Schaden und unterscheidet nach den hinterlegten Regeln, was bis zum nächsten Morgen warten kann und was nicht.
Einrichtung
Wie der Assistent in den Betrieb kommt
Eingerichtet wird der KI-Telefonassistent von Media-Nord.com, und vor dem Start telefoniert der Betrieb selbst mit ihm. Live geht er erst, wenn er überzeugt.
Zuhören, bevor gebaut wird
Am Anfang steht keine Technikfrage: Wer ruft an, was sind die häufigsten Anliegen, was passiert heute mit verpassten Anrufen? Dafür genügt meist ein Telefonat.
Vorgaben festlegen
Der Betrieb legt fest, wie der Assistent sich meldet, was er sagen darf, wonach er fragt und wann er auf keinen Fall selbst antwortet. Daraus entsteht die Grundlage, aus der er später arbeitet.
Probelauf im Betrieb
Vor dem Start rufen Inhaber und Team selbst an und versuchen, ihn aus dem Tritt zu bringen. Was hakt, wird nachgeschärft, bis das Gespräch sitzt.
Start mit klarer Zuweisung
Der Assistent übernimmt genau die Anrufe, die ihm zugewiesen werden – etwa nur außerhalb der Bürozeiten oder immer dann, wenn besetzt ist. Der Rest klingelt weiter wie bisher.
Nach dem Start bleibt Media-Nord.com erreichbar: Was der Alltag zeigt, wird nachgebessert.
Was ist beim KI-Telefonassistenten mit dem Datenschutz?
Beim KI-Telefonassistenten von Media-Nord.com erfährt der Anrufer zu Beginn, dass eine KI spricht. Aufgenommen wird nur, was für den Rückruf gebraucht wird. Beides wird vor dem Start festgelegt, nicht hinterher.
Schriftlich geregelt wird außerdem, wie lange die Angaben aufbewahrt werden und wer sie sehen darf. Mit den beteiligten Diensten wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, kurz AVV: Er hält fest, dass ein Dienst die Daten nur im Auftrag des Betriebs verwendet.
Ole Adrian hat die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen; die Urkunde bestätigt die „Fachkunde nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG-neu“.
- Keine Anrufe bei Fremden. Der Assistent nimmt an, er akquiriert nicht.
- Keine verbindlichen Zusagen. Preise, Termine unter Vorbehalt, Diagnosen und Rechtsauskünfte bleiben beim Menschen.
- Keine Auskunft, die nicht vorher freigegeben wurde. Was fehlt, wird als Frage notiert.
- Kein heimlicher Mitschnitt. Was aufgezeichnet wird, steht vorher fest und wird zu Beginn gesagt.
Ein Assistent, der sich als Mitarbeiter ausgibt, beschädigt genau das Vertrauen, das einen Betrieb trägt. Deshalb sagt er, was er ist.
Fragen
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Einen Listenpreis gibt es nicht, weil zwei Dinge den Aufwand bestimmen: wie viele Anrufe der Assistent annimmt und woran er angeschlossen wird, etwa an Kalender oder Kundenliste. Eine Zahl ohne diese Angaben wäre geraten. Das klärt ein kurzes Gespräch, und das kostet nichts.
Worin unterscheidet sich ein KI-Telefonassistent von einer Mailbox?
Ein KI-Telefonassistent führt ein Gespräch, eine Mailbox nimmt nur auf. Viele Anrufer legen bei der Mailbox wortlos auf und rufen beim Nächsten an. Der Assistent fragt nach, bis Name, Anliegen und Rückrufnummer feststehen, und das Ergebnis steht danach als Notiz da, statt abgehört werden zu müssen.
Merken Anrufer, dass eine KI spricht?
Ja, und das ist Absicht: Zu Beginn des Gesprächs wird es gesagt. Der Assistent spricht in ganzen Sätzen, lässt sich unterbrechen und fragt nach, wenn er etwas nicht verstanden hat. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, bekommt den Rückruf.
Kann ein KI-Telefonassistent Termine vereinbaren?
Terminwünsche nimmt er in jedem Fall auf. Ob er den Termin auch selbst einträgt, hängt davon ab, welcher Kalender angeschlossen wird und wer wann verfügbar ist. Beides wird beim Einrichten festgelegt, damit keine Doppelbelegung entsteht.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Dann wird nichts erfunden. Die Frage wird notiert, der Rückruf angekündigt und die Notiz geht an den Betrieb. Wiederholt sich dieselbe Frage, kommt die Antwort in die Grundlage – und meistens gleich auch auf die Webseite.
Bleibt die bisherige Rufnummer des Betriebs erhalten?
Die gewohnte Nummer bleibt die Nummer, unter der Kunden anrufen. Zugewiesen wird nur, wann der Assistent übernimmt: außerhalb der Bürozeiten, bei besetzter Leitung oder wenn nach mehrmaligem Klingeln niemand rangeht.
Richtet Media-Nord.com den Assistenten auch außerhalb der Region ein?
Ja. Media-Nord.com sitzt in Stuhr bei Bremen und richtet den KI-Telefonassistenten deutschlandweit ein. Abstimmung, Probelauf und Nachschärfen laufen per Telefon und E-Mail, ein Termin vor Ort ist dafür nicht nötig.
Kurz erzählen, wer im Betrieb anruft
Zwei Sätze dazu, wer anruft und was mit verpassten Anrufen heute passiert, genügen für eine ehrliche Einschätzung. Danach ist klar, ob ein KI-Telefonassistent der richtige erste Schritt ist oder ob es woanders mehr bringt.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com