Innendienst
Rechnungen und Belege erfassen, ohne abzutippen
Absender, Betrag, Datum und Nummer kommen aus dem PDF oder dem Handyfoto – eingerichtet von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen, deutschlandweit. Geprüft wird weiter.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Was kann KI in der Buchhaltung?
KI in der Buchhaltung liest aus, ordnet zu und bereitet vor. Aus einer Rechnung als PDF, als Anhang im Postfach oder als Handyfoto werden Absender, Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Zahlungsziel als Felder – dort, wo die Buchhaltung sie erwartet.
Was sie nicht tut: buchen und entscheiden. Kontierung, steuerliche Einordnung und Abschluss bleiben, wo sie heute liegen: im Betrieb oder im Steuerbüro. Diese Seite beschreibt Vorarbeit, keine Steuerberatung.
Der Gewinn liegt weniger im Tempo als in der Vollständigkeit. Belege, die abends abgetippt werden, sind die Belege, die im Frühjahr fehlen.
Ein Programm liest ein PDF oder ein Foto und erkennt darin Absender, Betrag, Datum und Rechnungsnummer. Was früher abgetippt wurde, steht danach als Feld da – und wird nur noch angesehen.
Leistungsumfang
Was beim Belegweg übernommen wird
Der Umfang wird vor dem Start festgelegt, jede Aufgabe lässt sich zu- oder abwählen.
Eingangsrechnungen einlesen
Rechnungen aus dem Postfach, als Anhang oder als Foto werden ausgelesen. Gelesen wird neben dem PDF auch das strukturierte Format der E-Rechnung, bei dem die Angaben bereits als Daten mitkommen.
Belege per Foto erfassen
Der Tankbeleg, die Quittung aus dem Baumarkt, der Kassenzettel vom Mittag: ein Foto genügt. Der Beleg landet beim richtigen Vorgang, statt im Handschuhfach zu vergilben.
Unsicheres markieren statt raten
Wo ein Feld nicht eindeutig erkennbar ist, wird es markiert und nicht stillschweigend gefüllt. Eine fehlende Angabe bleibt eine Lücke. Geprüft wird weiterhin von Hand, und das bleibt so.
Richtig benennen und ablegen
Der Beleg bekommt einen sprechenden Namen und liegt dort, wo die Buchhaltung ihn sucht. Suchen heißt danach tippen statt klicken.
Fehlende Belege melden
Einmal im Monat wird der Kontoauszug gegen den Belegordner gelegt: Welcher Beleg fehlt, welche Buchung gehört zu welchem Anbieter, was ist doppelt. Die Übergabe ans Steuerbüro ist damit vorbereitet, bevor jemand nachfragt.
Offene Posten im Blick
Eigene Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist, fallen auf. Die Erinnerung liegt als Entwurf bereit, im eigenen Ton, und geht nach Freigabe raus.
Welcher Zugang dafür nötig ist – Postfach, Ablage, Buchhaltungsprogramm –, wird vorher schriftlich geregelt. Festgelegt wird auch, welche Daten eine Lösung überhaupt sehen darf.
Wie das im Alltag abläuft
Die folgenden Bilder zeigen, wie das aussehen kann. Es sind Beispiele, keine Kundenberichte.
Material wird unterwegs gekauft, die Quittung liegt im Fahrzeug. Ein Foto nach dem Einsteigen genügt, der Beleg hängt am richtigen Auftrag. Am Monatsende fehlt nichts mehr, was vorher regelmäßig gefehlt hat.
Viele Lieferantenrechnungen, viele kleine Belege, wenig Zeit dazwischen. Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und abgelegt, der Abgleich am Monatsende zeigt, was offen ist.
Rechnungen kommen fast nur als Anhang. Sie werden aus dem Postfach genommen, ausgelesen und abgelegt, ohne dass jemand sie einzeln herunterlädt und umbenennt.
- Ohne Rückfrage: auslesen, benennen, ablegen, zuordnen, fehlende Belege melden, Entwürfe vorbereiten.
- Nach Freigabe: jede Zahlungserinnerung und jede Nachricht an einen Kunden oder Lieferanten.
- Gar nicht: buchen, kontieren, steuerlich einordnen, Zahlungen auslösen. Die fachliche Verantwortung bleibt, wo sie heute liegt.
Unsichere Felder werden markiert, nicht geraten. Wo Zahlen im Spiel sind, ist eine sichtbare Lücke besser als eine plausible Erfindung.
Einrichtung
Wie das in den Betrieb kommt
Eingerichtet wird von Media-Nord.com.
Den heutigen Belegweg ansehen
Am Anfang steht der echte Weg eines Belegs: Wo kommt er an, wer fasst ihn an, wohin wandert er, was passiert am Monatsende. Dafür genügt meist ein Telefonat und ein Blick auf einen abgeschlossenen Monat.
An die vorhandene Buchhaltung anschließen
Angeschlossen wird das Programm, das im Betrieb oder im Steuerbüro schon läuft. Belege landen dort, wo danach gesucht wird, damit Ablage und Nachvollziehbarkeit unverändert bleiben.
Zugänge und Regeln schriftlich festlegen
Wer welche Zugänge bekommt, welche Daten sichtbar sind und wie lange etwas aufbewahrt wird, steht vor dem Start fest. Dazu gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AVV.
Einen Monat doppelt laufen lassen
Der erste Monat läuft neben dem bisherigen Weg. Verglichen wird am Ergebnis: Was wurde erkannt, was nicht, was fehlt. Erst danach wird umgestellt.
Vor jeder Automatisierung wird genau geprüft, für welchen Zweck sie eingesetzt wird, damit die DSGVO und die EU-KI-Verordnung eingehalten werden – geprüft von jemandem, der die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat. Nach dem Start bleibt Media-Nord.com erreichbar; was der Alltag zeigt, wird nachgebessert.
- Keine Steuerberatung. Media-Nord.com richtet den Belegweg ein und bereitet vor. Beraten, buchen und erklären ist Sache des Steuerbüros.
- Kein Zugriff auf das Bankkonto und keine ausgelösten Zahlungen.
- Keine Aussage über gesetzliche Pflichten oder Fristen. Was wann gilt, beantwortet das Steuerbüro.
- Keine erfundenen Felder. Was nicht sicher erkannt wird, bleibt markiert und wird angesehen.
Nicht jeder Betrieb braucht das. Wo im Monat wenige Belege anfallen, ist der Aufwand größer als der Gewinn – und das wird vorher gesagt.
Passt auch dazu
AuftragsabwicklungFür alles, was nach dem Ja des Kunden passiert: Auftrag, Einteilung, Rechnung.Zur Auftragsabwicklung
Lead-FunnelsAnfragen vollständig erfassen, bewerten und dranbleiben, bis eine Entscheidung steht.Zu den Lead-Funnels
KI-ChatbotFür die Fragen, die Kunden zu Abläufen und Rechnungen auf der Webseite stellen.Zum KI-ChatbotFragen
Häufige Fragen zu Rechnungen und Belegen
Wie lassen sich Rechnungen automatisch einlesen?
Eingehende Rechnungen werden aus dem Postfach, als Anhang oder als Foto ausgelesen: Absender, Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Zahlungsziel landen dort, wo die Buchhaltung sie erwartet, der Beleg wird gleich richtig benannt und abgelegt. Abgetippt wird nichts mehr, angesehen wird weiterhin jeder Beleg.
Kann KI Belege erfassen?
Ja, auch aus einem Handyfoto. Quittungen, Kassenzettel und Lieferscheine werden gelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Was nicht eindeutig erkennbar ist, wird markiert statt stillschweigend gefüllt.
Bucht die KI selbst?
Nein. Sie liest aus, ordnet zu und legt ab. Gebucht wird weiterhin im Betrieb oder im Steuerbüro. Diese Trennung ist Absicht: Die fachliche Verantwortung soll dort bleiben, wo sie hingehört.
Ersetzt das den Steuerberater?
Nein, es entlastet ihn. Das Steuerbüro bekommt vollständige, benannte und zugeordnete Belege statt eines Stapels am Quartalsende. Beratung, Kontierung und Abschluss bleiben Sache des Steuerbüros, und Media-Nord.com gibt keine steuerliche Auskunft.
Wo liegen die Belege dann?
Dort, wo die Buchhaltung sie erwartet, also im Programm oder in der Ablage des Betriebs – nicht in einem zusätzlichen Ordner nebenher. Wer welche Unterlagen sehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden, wird vorher schriftlich festgelegt.
Wird das Format der E-Rechnung gelesen?
Ja. Neben dem PDF wird auch das strukturierte Format gelesen, bei dem die Angaben bereits als Daten mitkommen und nicht aus dem Bild erkannt werden müssen. Welche Vorgaben für den eigenen Betrieb gelten, beantwortet das Steuerbüro.
Braucht es ein neues Buchhaltungsprogramm?
Nein. Angeschlossen wird das Programm, das schon läuft. Wer keines hat, klärt im ersten Gespräch, was der sinnvollste Einstieg ist – manchmal ist die ehrliche Antwort, zuerst ein ordentliches Programm einzurichten.
Kurz erzählen, wie Belege heute in den Ordner kommen
Ein Satz dazu, wer die Belege sammelt und wann sie erfasst werden, genügt für eine ehrliche Einschätzung. Danach ist klar, ob sich der Aufwand lohnt und womit anzufangen wäre.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com