KI-Lösungen
Individuelle KI-Lösungen für den eigenen Ablauf
Was online passiert, worauf online zugegriffen werden kann und was eine Schnittstelle hat, lässt sich meist automatisieren – von Media-Nord.com aus Stuhr bei Bremen.
Anruf, WhatsApp oder Formular, kostenlos und unverbindlich.
Was lässt sich überhaupt automatisieren?
Die Faustregel ist kurz: Alles, was online passiert, alles, worauf sich online zugreifen lässt, und alles, was eine Schnittstelle hat, lässt sich im Grunde automatisieren. Was daran hängt, ist keine Frage der Branche, sondern eine Frage des Zugangs.
Deshalb gibt es diesen Bereich. Marketing, Vertrieb, Innendienst und Kundenservice decken die Ecken ab, in denen bei den meisten Betrieben Arbeit liegen bleibt. Daneben gibt es die Aufgabe, die nur in diesem einen Betrieb vorkommt – und genau die kostet oft die meiste Zeit.
Wer eine Idee hat oder eine Ecke kennt, in der eine Lösung fehlt, ist hier richtig. Der Ablauf wird angesehen, danach steht der Vorschlag, wie sich die Arbeit unterstützen oder ganz abnehmen lässt.
Eine Schnittstelle ist die festgelegte Tür eines Programms, durch die ein anderes Programm hineinsehen und etwas eintragen darf. Das Fachwort dafür lautet API. Gibt es diese Tür, kann eine Lösung daran andocken, statt dass jemand abtippt.
Erkennungsmuster
Woran sich eine Aufgabe erkennen lässt, die sich lohnt
Vier Merkmale, und je mehr davon zutreffen, desto eher lohnt sich der Aufwand.
Sie kommt immer wieder
Täglich, wöchentlich, bei jedem neuen Auftrag: Was sich wiederholt, lässt sich beschreiben, und was sich beschreiben lässt, lässt sich abnehmen. Was einmal im Quartal vorkommt, bleibt besser Handarbeit.
Es gibt eine Regel dahinter
Der Ablauf folgt einem Wenn-dann, auch wenn es niemand je aufgeschrieben hat: Kommt das herein, passiert jenes. Entscheidungen nach Bauchgefühl gehören nicht dazu.
Mehrere Programme sind beteiligt
Postfach, Tabelle, Buchhaltung, Kalender, Portal: Die Arbeit besteht darin, zwischen Fenstern hin- und herzuspringen. Je mehr Fenster, desto größer der Gewinn.
Es wird abgetippt oder übertragen
Dieselbe Angabe wandert von Hand von A nach B. Das ist das deutlichste Zeichen und gleichzeitig die Stelle, an der die meisten Fehler entstehen.
Was so schon alles gebaut werden kann
Die folgenden Beispiele stehen in keinem der vier Bereiche und zeigen die Spannweite. Es sind Möglichkeiten, keine Kundenberichte.
Wissen des Betriebs abfragbar machen
Fragen wie „Wie war das noch mit der Gewährleistung bei diesem Bauteil?“ werden aus den eigenen Unterlagen beantwortet, mit Fundstelle. Nützlich überall dort, wo das Wissen in wenigen Köpfen steckt.
Einmal eintragen, überall aktuell
Kurstermine, Betriebsferien, Veranstaltungen oder die Speisekarte werden an einer Stelle gepflegt und erscheinen auf der Webseite, im Unternehmensprofil und als Aushang.
Zahlen aus mehreren Stellen in einer Übersicht
Zum Wochenbeginn stehen offene Posten, offene Angebote und neue Anfragen nebeneinander, statt in drei Programmen zu liegen.
Ausschreibungen im Blick behalten
Für Betriebe, die sich regelmäßig auf Ausschreibungen bewerben: Die Portale werden täglich durchgesehen, passende Funde liegen samt vorbereiteter Unterlagen bereit.
Produktdaten und Beschreibungen in Serie
Aus Fotos und Stichworten entstehen Texte für Shop, Schaufenster und Social Media – in einer Form, in gleichbleibendem Ton.
Bestand melden, Nachbestellung vorbereiten
Fällt ein Bestand unter die eigene Schwelle, kommt die Meldung mit fertigem Bestellvorschlag. Bestellt wird nach Bestätigung.
Unterlagen einsammeln, bis alles da ist
Neue Kunden oder Mandanten bekommen eine Checkliste. Was fehlt, wird erinnert, und sobald alles vorliegt, kommt die Meldung.
Aus Foto und Sprachnotiz wird der Tagesbericht
Was auf der Baustelle gesagt und fotografiert wird, landet als Eintrag beim richtigen Projekt: Datum, Anwesende, Leistungen, Besonderheiten.
Ablauf
Von der Idee zur Lösung, die läuft
Die Idee am Telefon schildern
Zwei Sätze genügen: was ständig wiederkehrt und wo es hakt. Ein fertiges Lastenheft braucht es nicht, eine ehrliche Beschreibung reicht.
Den Ablauf ansehen
Danach wird nachgezeichnet, wie die Sache heute wirklich läuft: was hereinkommt, wer daraus was macht, welche Programme beteiligt sind und wo etwas liegen bleibt. Dafür genügt meist ein Telefonat und ein Blick auf zwei echte Vorgänge.
Ein Vorschlag, der den Aufwand benennt
Es folgt die Antwort, ob das heute zuverlässig geht, was dafür gebraucht wird und was es kostet. Wenn fertige Fachsoftware der bessere Weg ist, steht das genau so im Vorschlag.
Mit einem Ausschnitt anfangen
Gebaut wird zuerst das Stück, das am schnellsten Luft verschafft. Große Pläne halten im Alltag eines Betriebs selten durch.
Mitlaufen lassen und testen
Die Lösung läuft eine Zeit lang neben dem bisherigen Weg, mit echten Vorgängen. Erst wenn nichts mehr durchfällt, wird umgestellt.
Läuft, und wird nachgebessert
Nach dem Start bleibt Media-Nord.com erreichbar. Was der Alltag zeigt, wird nachgezogen – Abläufe ändern sich, die Lösung ändert sich mit.
- Ohne Zugang geht es nicht. Ein Programm ohne Schnittstelle, ein Portal ohne eigenen Zugang, ein Ordner im Schrank, den nie jemand eingescannt hat: Dort lässt sich nichts andocken. Manchmal führt ein Umweg zum Ziel, manchmal nicht – und dann wird das gesagt.
- Manchmal ist fertige Software der bessere Weg. Für Lagerhaltung, Zeiterfassung oder Schichtplanung gibt es ausgereifte Programme. Wenn eines davon passt, kommt die Empfehlung statt eines Nachbaus.
- Was eine echte Entscheidung verlangt, bleibt beim Menschen. Vorbereitet wird alles, entschieden wird im Betrieb.
- Ein Mensch gibt frei. Alles, was nach draußen geht, entsteht als Entwurf. Ohne Freigabe geht nichts raus, dauerhaft und nicht nur in der Testphase.
- Keine Aussage zu gesetzlichen Pflichten und Fristen. Was rechtlich gilt, gehört vor den Bau geprüft.
Datenschutz und KI-Verordnung
Vor jeder Automatisierung wird genau geprüft, für welchen Zweck sie eingesetzt wird, damit die DSGVO und die EU-KI-Verordnung eingehalten werden – geprüft von jemandem, der die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat.
Das steht vor dem Bau, nicht danach: Welche Daten laufen durch die Lösung, wofür, wie lange, und wer darf sie sehen. Wo es Grenzen gibt, wird der Ablauf so zugeschnitten, dass sie eingehalten werden – oder die Lösung wird nicht gebaut.
Passt auch dazu
Fragen
Häufige Fragen zu individuellen KI-Lösungen
Was lässt sich mit KI automatisieren?
Alles, was online passiert, worauf sich online zugreifen lässt oder was eine Schnittstelle hat. In der Praxis heißt das: übertragen, sortieren, ablegen, erinnern, zusammenfassen, vorbereiten und entwerfen. Was eine echte Entscheidung verlangt, wird vorbereitet und nicht entschieden.
Woran erkennt man eine Aufgabe, die sich lohnt?
Sie kommt regelmäßig vor, folgt einer Regel, betrifft mehrere Programme, und irgendwo wird dieselbe Angabe von Hand übertragen. Treffen drei dieser vier Punkte zu, lohnt sich das Gespräch fast immer.
Was kostet eine individuelle KI-Lösung?
Einen Listenpreis gibt es nicht, weil der Aufwand am Ablauf hängt: Ein Ausschnitt mit einem Zugang kostet deutlich weniger als ein Weg über mehrere Systeme. Das erste Gespräch kostet nichts, der Preis steht fest, bevor etwas beauftragt wird.
Was, wenn das eigene Programm keine Schnittstelle hat?
Dann wird geprüft, ob es einen anderen Weg gibt: eine Ausgabedatei, ein Bericht per Mail, ein Zugang über den Anbieter. Gibt es keinen, wird das gesagt, statt etwas zu versprechen, das später nicht zuverlässig läuft.
Wie lange dauert es, bis eine Lösung läuft?
Das hängt am Umfang und daran, wie schnell die Zugänge bereitstehen. Ein einzelner Ausschnitt ist schneller fertig als ein Weg über mehrere Programme. Vor dem Bau steht der Vorschlag mit einem ehrlichen Zeitrahmen.
Baut Media-Nord.com solche Lösungen auch außerhalb der Region?
Ja. Media-Nord.com sitzt in Stuhr bei Bremen und baut solche Lösungen deutschlandweit. Abstimmung, Test und Nachschärfen laufen per Telefon und E-Mail, ein Termin vor Ort ist dafür nicht nötig.
Die Idee in zwei Sätzen erzählen
Eine Aufgabe, die ständig wiederkehrt und niemandem Freude macht, genügt als Anfang. Zurück kommt eine ehrliche Einschätzung, ob das heute zuverlässig geht und womit anzufangen wäre. Und wenn es nicht geht, kommt auch das.
Oder per E-Mail: moin@media-nord.com