Wir bei Media Nord beobachten gerade einen Trend, der mir ehrlich gesagt etwas zu schnell und zu leise passiert: Google baut seine KI Gemini immer tiefer in seine eigenen Programme ein – Gmail, Docs, Drive, Tabellen. Bei vielen ist sie inzwischen einfach da, ohne dass jemand aktiv „Ja“ gesagt hätte. Höchste Zeit, das einmal in Ruhe einzuordnen.

Was ist passiert?

Gemini ist Googles KI-Assistent – vergleichbar mit ChatGPT, nur eben direkt in die Google-Programme eingebaut. Laut Berichten erhalten rund 11 Millionen zahlende Workspace-Kunden die KI-Funktionen automatisch mit ihrem Abo. „Workspace“ ist dabei einfach das Geschäfts-Paket von Google mit Gmail, Kalender, Docs und Co. Die Verzahnung wird enger – und die Funktionen sind oft von Haus aus aktiv.

Warum ist das für Unternehmen relevant?

Damit die KI Vorschläge machen kann – etwa beim Formulieren einer Mail oder beim Zusammenfassen eines Dokuments – muss sie mitlesen, was drinsteht. Im privaten Alltag ist das vielleicht egal. In einem Betrieb, in dem es um Angebote, Verträge und Kundendaten geht, ist es eine ernste Frage: Wer verarbeitet hier eigentlich welche Inhalte? Datenschutz ist kein theoretisches Thema, sobald personenbezogene Daten Ihrer Kunden im Spiel sind.

So schalten Sie Gemini ab

Die gute Nachricht: Sie können die Funktionen einschränken, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Hier die wichtigsten Stellen:

Gmail: Einstellungen öffnen (Zahnrad-Symbol), zu „Smarte Funktionen“ gehen und den Haken entfernen. Damit sind die automatischen Schreibvorschläge aus.
Google Drive: In der Desktop-Version über Zahnrad → Einstellungen → Datenschutz die Option „Smarte Funktionen in Google Workspace“ deaktivieren.
Google Docs: Über das Menü zum Punkt „Gemini“ und dort die Einstellungen anpassen – das blendet Chat-Fenster und Vorschläge aus.
Google Sheets: Ebenfalls über das Gemini-Menü; hier lassen sich Tabellen-Vorschläge und die Autofill-Funktion abschalten.

Das Ganze ist in wenigen Minuten erledigt – und gilt jeweils für Ihr Konto.

Was wir davon halten

Unser Standpunkt ist nicht KI-feindlich, im Gegenteil – wir setzen selbst täglich KI ein. Aber wir halten viel von einer bewussten Entscheidung statt einer stillen Voreinstellung. Ehrlich gesagt stört uns weniger die Technik als die Tatsache, dass solche Funktionen oft erst aktiv sind und man sie aktiv suchen muss, um sie loszuwerden. Unser Tipp aus der Praxis: Treffen Sie diese Entscheidung im Team einmal bewusst – wollen wir KI in unseren Mails und Dokumenten, ja oder nein? – statt sie dem Zufall der Standardeinstellung zu überlassen.

Häufige Fragen

Verliere ich dadurch wichtige Funktionen?

Sie verlieren die KI-Vorschläge – die normalen Funktionen von Gmail, Docs und Co. bleiben unangetastet. Sie können die Funktionen jederzeit wieder einschalten.

Reicht es, das einmal einzustellen?

Grundsätzlich ja, aber: Google ändert seine Menüs und Voreinstellungen regelmäßig. Es lohnt sich, ein paar Mal im Jahr nachzusehen, ob alles noch so eingestellt ist, wie Sie es wollten.

Wir behalten Googles KI-Funktionen für Sie im Blick und melden uns, wenn sich an den Einstellmöglichkeiten etwas Wichtiges ändert.

Quellen

Hinweis zur Transparenz: Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Inhalte können Fehler enthalten — für wichtige Entscheidungen bitte die verlinkten Originalquellen heranziehen.

Media-Nord.com UG Geschäftsführung

Seit 2021 bin ich mit Media-Nord in der digitalen Welt zu Hause – als Agentur für WordPress, SEO und Online-Marketing habe ich für Kundinnen und Kunden aus dem Mittelstand Websites gebaut, Sichtbarkeit geschaffen und Inhalte produziert, die wirklich gefunden werden. Was als klassisches Agenturhandwerk begann, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert: Künstliche Intelligenz ist heute der Hebel, mit dem kleine und mittlere Unternehmen Arbeit einsparen, schneller publizieren und Prozesse automatisieren, für die früher ein ganzes Team nötig war. Diesen Wandel begleite ich nicht nur theoretisch – ich baue ihn selbst. In meiner eigenen Agentur laufen heute KI-gestützte Automationen im Tagesgeschäft: von der automatisierten Content- und Social-Media-Produktion über Recherche- und Reporting-Workflows bis zu Systemen, die wiederkehrende Aufgaben eigenständig erledigen. Genau dieses Praxiswissen gebe ich weiter. Was ich mitbringe: - KI-Strategie & -Beratung – geprüfter KI-Manager und KI-Consultant: Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen wirklich – und wo nicht? - KI-Schulung & -Coaching – zertifizierter KI-Trainer: Ich mache Teams sicher im Umgang mit ChatGPT, Claude & Co. – verständlich, praxisnah, ohne Fachchinesisch. - KI-Recht & Compliance – AI-Officer, KI-Beauftragter und externer Datenschutzbeauftragter (DSGVO): Ich sorge dafür, dass Ihr KI-Einsatz dem EU AI Act und dem Datenschutz standhält. - Automatisierung & Umsetzung – mit Make, n8n und modernen KI-- Agenten (Claude Code, MCP) baue ich Workflows, die Ihnen echte Zeit zurückgeben. Agentur-DNA – über zehn Jahre WordPress & SEO als Fundament: Ich denke KI nicht abstrakt, sondern vom konkreten Geschäftsergebnis her. Mein Anspruch: KI bodenständig und ehrlich in den Mittelstand bringen. Keine Buzzwords, keine Angst – sondern Werkzeuge, die im Alltag funktionieren. Ansässig in Stuhr bei Bremen– tätig vor Ort und remote.

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Gemini in Gmail und Workspace abschalten: So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten